Bitte geben Sie keine persönlichen Daten in das Chatbot-Fenster ein. Der Chatbot ist für eine anonyme Nutzung ausgelegt und erteilt aus Datenschutzgründen keinerlei Auskünfte zu persönlichen Daten von Studierenden oder Beschäftigten der HTW Berlin.

Folgendes gilt bei der Inanspruchnahme des Services „Chatbot des Studierenden Service Center“, betrieben durch die Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) Berlin. Zweck des Dienstes ist die Bereitstellung eines digitalen Assistenten zur Unterstützung von Studierenden und Bewerber:innen an der HTW Berlin bei Angelegenheiten, die u.a. Studium oder Bewerbung betreffen. Der angebotene Service beantwortet automatisiert Anfragen über ein Chatfenster im Browser, welches die Benutzer:innen mittels Texteingaben und/oder Buttons steuern können.

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin

Treskowallee 8

10318 Berlin

Vertreten durch die Präsidentin

Praesidentin@HTW-Berlin.de

Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Franziska Hofmann

datenschutz@htw-berlin.de

Fachverantwortliche*r/Projektverantwortliche*r

Florian Dewes
Email: dewes@htw-berlin.de
Web: www.htw-berlin.de/hochschule/personen/person/

Die personenbezogenen Daten werden wie folgt verarbeitet:

Der Chatbot speichert grundsätzlich keine Daten, die Rückschlüsse auf Personen erlauben: Die Nutzung des Chatbots erfolgt anonym über die Benutzeroberfläche des Chatbots (Chatfenster) auf den Internetseiten der HTW Berlin. Hierfür ist keine Anmeldung mit Klarnamen o.ä. erforderlich. Nicht notwendig ist ebenso eine Anmeldung mit dem HTW-Account, denn der Chatbot soll auch nicht-Studierenden für Anfragen offenstehen. Durch diese Herangehensweise wird sichergestellt, dass keine personenbezogenen Daten durch die Nutzung des Chatbots anfallen. Die anonymen Chatverläufe mit den Benutzer:innen des Chatbots (Chat-Protokolle) werden jedoch 6 Monate zum Zwecke der Qualitätssicherung und der Verbesserung des Services, sowie zu Forschungszwecken gespeichert. Die Speicherung dieser Daten erfolgt auf den Servern der HTW Berlin. Eine Zuordnung der anfallenden Chatprotokollen zu einzelnen Personen ist nicht möglich. Des Weiteren erfolgt keine automatisierte Weiterverarbeitung der Daten zur Verbesserung des Chatbots bzw. werden personenbezogene Daten nicht mit KI verarbeitet.

Zweck

Der Chatbot ist ein digitaler Assistent, dessen Zweck es ist, Bewerber:innen und Studierenden Fragen zur Bewerbung und zum Studium zu beantworten. Hierfür muss der Chatbot die Daten der Benutzer:innen in Form von Texteingaben verarbeiten und mittels Algorithmus die entsprechende Antwort generieren. Zum Zwecke der Qualitätssicherung und der Verbesserung des Services, sowie zu Forschungszwecken werden die anonymen Chatverläufe 6 Monate lang gespeichert. Erfahrungsgemäß kann es in Einzelfällen vorkommen, dass Benutzer:innen personenbezogene Daten preisgeben oder dem Chatbot Fragen nach bestimmten Personen stellen. Diese Daten werden ausnahmslos gelöscht.

Hierzu zählen insbesondere:

-         Matrikelnummern

-         Emailadressen

-         Telefonnummern

-         Namen von Dozierenden

-         Namen von Studierenden

Zu diesem Zweck werden die Chatprotokolle monatlich eingesehen und diese personenbezogenen Daten aus den Chatprotokollen vom Projektverantwortlichen endgültig herausgelöscht.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Daten erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz (1) a) der Datenschutz-Grundverordnung: Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.

Empfänger

Es werden keine personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Die anonymen Chatprotokolle werden zur Verbesserung des ChatBots vom Projektverantwortlichen eingesehen. In Einzelfällen kann es sein, dass Daten auch einzelnen Forschenden zu Forschungszwecken bereitgestellt werden. Diese Daten sind grundsätzlich anonymisiert.

Dauer der Speicherung

Die anonymen Chatverläufe werden 6 Monate auf den Servern der HTW Berlin gespeichert. Im Falle einer Eingabe von personenbezogenen Daten durch die Benutzer:innen werden diese innerhalb eines Monats permanent von den Servern der HTW Berlin gelöscht.

• Sie haben das Recht, von der Hochschule Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.
• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.
• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Sie die Einwilligung gegeben haben, das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Bitte wenden Sie sich in dem Fall jeweils an folgende Person: Florian Dewes Email: dewes@htw-berlin.de
• Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Weitere Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der HTW Berlin.