Die Buchung von Angeboten des Hochschulsports der HTW Berlin erfolgt hauptsächlich über die Webseite hochschulsport.htw-berlin.de. Über ein datenbankbasiertes Kursverwaltungs- und Buchungssystem werden folgende Daten abgefragt, die an den Hochschulsport übermittelt und gespeichert werden.

• Geschlecht
• Vorname
• Familienname
• Straße und Hausnummer
• PLZ, Ort
• Geburtsdatum
• Status
• Matrikel-Nummer
• E-Mail-Adresse

Vollzugriff auf diese Daten haben:

• Hauptamtliches Personal vom Hochschulsport
• Sportstättenaufsichten
• Systemadministrator

Zusätzlich eingeschränkten Zugriff auf die Daten Vorname, Familienname, Status haben:

• Kursleiter*innen für das jeweilige Angebot zur Teilnahmekontrolle

Im Zuge des Registrierungsprozesses wird die Einwilligung der Nutzenden eingeholt, dass

• personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Anmeldeverfahren zweckgebunden und gemäß geltendem Datenschutzrecht gespeichert und verarbeitet werden können,
• die Anmelde- und Teilnahmebedingungen (allgemeine Geschäftsbedingungen) des Hochschulsports veröffentlicht und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen wird.

Werden alle aufgeführten Daten nicht eintragen und abgeschickt, kann an den Angeboten des Hochschulsports der HTW Berlin nicht teilgenommen werden.

Ist die Buchung erfolgt, werden zusätzliche Daten im Kursverwaltungssystem gespeichert:

• Datum und Uhrzeit der Buchung
• Buchungsnummer
• Buchungsverlauf
• Überblick über belegte Angebote im Buchungssystem des Hochschulsports

Die Haushaltsabteilung der HTW Berlin überwacht alle Zahlungen, die im Zusammenhang mit dem Hochschulsport stehen. Wird der geforderte Kursbeitrag auf das Konto vom Hochschulsport überwiesen, erhält die Haushaltsabteilung folgende Daten der/des Überweisenden:

• Name
• Vorname
• Bankdaten mit IBAN und BIC sowie Verwendungszweck (sofern angegeben)

Um den Bezahlstatus ins Kursverwaltungssystem einzupflegen, werden die Kontoauszüge dem Hochschulsport zur Verfügung gestellt. Die Aufbewahrungsfrist der Kontoauszüge beträgt zehn Jahre. Zugriff auf dessen Daten haben nur die Beschäftigten des Sportbüros und die der Haushaltsabteilung.

Ist eine Rückerstattung - für welche Anliegen auch immer - notwendig, muss ein entsprechendes Formular ausgefüllt und unterschrieben an das Sportbüro gesendet werden. Zum Datenabgleich und der damit einhergehenden Sicherheit, dass der Betrag auch an die richtige Person überwiesen wird, sind folgende Daten verpflichtend anzugeben: Name, Straße und Hausnummer, PLZ/Ort, Telefon, E-Mail-Adresse, Kontoinhaber*in, IBAN, Bank, Unterschrift der/des Antragstellenden. Alle Rückzahlungen werden in der Haushaltsabteilung für zehn Jahre aufbewahrt.

Es ist möglich, hochschuleigene Sportstätten anzumieten. Diese sind mittels elektronischen Formular anzufragen. Folgende Daten werden hierzu erfasst:

• Anrede, Name, Vorname
• Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
• E-Mail-Adresse und telefonische Erreichbarkeit
• HTW-Sportstätte
• Nutzungszeitraum bzw. -datum, Wochentag, Uhrzeit
• Art der Veranstaltung/Benutzungszweck
• Aufsichtsperson/Ansprechpartner*in vor Ort
• Anzahl der Teilnehmenden
• Sportmaterial
• Sonstige Bemerkungen

Damit verbunden wird die Einwilligung des/der Nutzenden eingeholt, dass

• die Sportstättennutzungsordnung gelesen und akzeptiert wird,
• personenbezogene Daten im Zusammenhang mit diesem Anmeldeverfahren zweckgebunden gemäß dem Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten gespeichert und verarbeitet werden.

Ist eine Anmietung erfolgreich, werden alle Daten aus dem elektronischen Formular ins Kursverwaltungssystem übertragen und gespeichert. Zugriff auf die Daten haben die gleichen Personengruppen wie bei der Buchung eines Sportangebotes. Lediglich der Wachschutz erhält eingeschränkte Auskunft (Name, Nutzungsort und Nutzungsdauer) sofern er mit der Schlüsselübergabe der anzumietenden Sportstätte beauftragt wird.

Die Zahlung der Nutzungsgebühr erfolgt mittels Überweisung. Ab hier ist das datenschutzrechtliche Verfahren analog zur Buchung eines Sportangebots.

Alle Angaben, die in Verbindung zu einer Anmietung von Sportstätten stehen, werden ausschließlich für die Verarbeitung der Buchung für den Zeitraum des Zweckes verwendet und werden nicht an Dritte zu Werbezwecken o.ä. weitergegeben. Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck für die Erhebung erfüllt wurde.

Ein umfangreiches Sportangebot ist ohne Kursleitungen nicht möglich. Möchte eine Person beim Hochschulsport Kurse geben, werden mittels elektronischem Formular folgende Daten abgefragt:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse
• Angebotszeitraum
• Kursangebot
• Angebotsname
• Tag und Uhrzeit
• Sportstätte
• Bemerkung

Damit verbunden wird die Einwilligung eingeholt, dass personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Anmeldeverfahren zweckgebunden gemäß dem Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten gespeichert und verarbeitet werden.

Kommt ein Vertrag mit einer kursleitenden Person zustande, werden zusätzlich folgende Daten abgefragt und im Kursverwaltungssystem eingepflegt und gespeichert:

• Anrede, Name, Vorname:    
• Adresse (Straße und Hausnummer, PLZ, Wohnort)
• Geburtsdatum und -ort
• E-Mail-Adresse    
• Telefon- und Handynummer
• Bankverbindung (IBAN, BIC, Name der Bank)
• Finanzamt

Gleichzeitig sind dem Hochschulsport alle relevanten Qualifizierungsnachweise, die im Zusammenhang mit dem Kursangebot stehen, vorzulegen.

Auf der Honorarabrechnung sind zum Datenabgleich und der damit einhergehenden Sicherheit, dass der Betrag an die richtige Person überwiesen wird, folgende Daten verpflichtend anzugeben: Name, Adresse, IBAN, Unterschrift. Die Zahlung des Honorars wird durch die Haushaltsabteilung der HTW Berlin durchgeführt.

Vollzugriff auf die Daten haben die Beschäftigten aus dem Sportbüro. Auf alle Daten, die im Zusammenhang mit dem Zahlungsverkehr stehen, hat die Haushaltsabteilung Zugriff. Sie übermittelt die Daten zum Jahresabschluss an das Finanzamt.

Alle Daten, die im Zusammenhang mit einer Kursleitertätigkeit stehen, müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden.